Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website vergabeblick.de und die Web-App Vergabeblick. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Vertreten durch [Vor- und Nachnamen der Gesellschafter]. E-Mail: [E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen], Telefon: [Telefonnummer]. Weitere Angaben im Impressum.

Datenschutzbeauftragter: [Name und Kontakt, falls benannt; sonst Hinweis, dass keine Pflicht zur Benennung besteht]

2. Überblick

Auf der Website setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Schriften und alle anderen Dateien liefert unser eigener Server aus; beim Aufruf der Website werden keine Daten an Schriftanbieter oder andere Dritte übertragen.

3. Hosting

Website und App laufen auf Laravel Cloud, einem Dienst der [Laravel Holdings Inc., Anschrift prüfen, USA]. Die Server stehen in der Region Frankfurt am Main von Amazon Web Services (AWS). Der Anbieter verarbeitet die Daten in unserem Auftrag: [Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen und hier bestätigen].

Weil der Anbieter seinen Sitz in den USA hat, ist ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen. [Grundlage der Übermittlung prüfen: EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO]

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für Nutzer der App zusätzlich die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

[Falls ein Dienst zur Fehler- oder Leistungsüberwachung eingesetzt wird, hier mit Anbieter, Sitz und übermittelten Daten ergänzen]

4. Server-Logs und Sitzungen

Bei jedem Aufruf speichert der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser und Betriebssystem (User-Agent), HTTP-Status und übertragene Datenmenge. Wir nutzen sie, um den Betrieb sicherzustellen, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Die Logs werden nach [Speicherdauer, beim Hosting prüfen] gelöscht.

Für jede Sitzung speichern wir in unserer Datenbank eine Sitzungskennung, die IP-Adresse, den User-Agent und den Zeitpunkt der letzten Aktivität. Diese Daten löschen wir, wenn die Sitzung abgelaufen ist [Laufzeit prüfen, Standard 120 Minuten ohne Aktivität].

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen nur Cookies, die für den Betrieb technisch notwendig sind oder eine von Ihnen gewählte Einstellung speichern (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Die gewählte Darstellung legt die App zusätzlich im lokalen Speicher Ihres Browsers ab (Schlüssel appearance). Sie bleibt dort, bis Sie ihn löschen.

6. Pilotanfrage und Kontakt

Wenn Sie über das Formular einen Pilot anfragen, speichern wir Ihren Namen, Ihre Firma, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht sowie den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Sie zu kontaktieren und den Pilot zu vereinbaren. Über neue Anfragen benachrichtigen wir uns selbst per E-Mail (siehe Abschnitt 9).

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse. Die IP-Adresse liegt dafür höchstens eine Stunde in unserem Zwischenspeicher.

Wir löschen die Angaben [Speicherdauer festlegen, zum Beispiel sechs Monate nach Abschluss der Anfrage], sofern daraus kein Vertrag entsteht und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Schreiben Sie uns per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben ebenso, um die Anfrage zu beantworten.

7. Nutzerkonto in der App

Die App ist nur mit Einladung nutzbar. Für Ihr Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, das Passwort als Hash, auf Wunsch Daten für die Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys sowie den Zeitpunkt Ihres letzten Besuchs, damit die App neue Treffer seit dem letzten Besuch zeigen kann. Dazu kommen die Inhalte, die Sie in der App anlegen: Suchprofile, Phasen, Zuständigkeiten, Notizen, Rückmeldungen zu Bewertungen und Gespräche mit dem Assistenten.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Zusammenarbeit im Team (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [Rollen prüfen: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter für Kunden, gegebenenfalls Auftragsverarbeitungsvertrag mit Kunden]

Sie können Ihr Konto in den Einstellungen selbst löschen. [Löschfristen nach Vertragsende festlegen]

8. KI-Verarbeitung

Vergabeblick bewertet öffentliche Bekanntmachungen mit KI. Dafür setzen wir zwei Anbieter ein:

TypeSafe Inc., USA

[Anschrift prüfen]. TypeSafe bewertet jede öffentliche Bekanntmachung gegen das Firmenprofil eines Suchprofils. Übermittelt werden der Text der Bekanntmachung, das Firmenprofil (zum Beispiel Firmenname, Leistungen, Regionen und Ausschlüsse) und die Prüffragen des Suchprofils. Notizen, Kontodaten und Kontaktdaten aus Bekanntmachungen übermitteln wir nicht.

Anthropic PBC, USA

[Anschrift prüfen]. Anthropic stellt das Modell für den Assistenten: Es beantwortet Ihre Fragen zu Ausschreibungen und erstellt oder verbessert Suchprofile. Übermittelt werden Ihre Fragen, die Texte der betroffenen Bekanntmachungen, das Firmenprofil, Ihre Antworten im Fragenkatalog und Ergebnisse der Websuche. Bitte geben Sie im Assistenten keine personenbezogenen Daten Dritter ein.

Websuche

Für den Profil-Assistenten sucht Vergabeblick im Web nach öffentlichen Angaben zu Ihrem Unternehmen, etwa auf Ihrer Website. Die Suchanfragen gehen an [Mojeek Ltd., Vereinigtes Königreich, oder die Websuche von Anthropic, je nach Konfiguration; prüfen].

Drittlandtransfer

TypeSafe und Anthropic sitzen in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). [Prüfen und abschließen, gegebenenfalls EU-US Data Privacy Framework; Auftragsverarbeitungsverträge mit TypeSafe und Anthropic abschließen und bestätigen, dass übermittelte Daten nicht zum Training verwendet werden]

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bewertungen sind eine Entscheidungshilfe: Ob Ihr Team ein Angebot abgibt, entscheiden Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. E-Mail-Versand

Die App verschickt E-Mails, zum Beispiel Links zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen über neue Treffer. Über neue Pilotanfragen benachrichtigen wir uns selbst per E-Mail. Für den Versand nutzen wir [Anbieter und Sitz des Versanddienstes, zum Beispiel Mailgun mit Region EU; prüfen]. Übermittelt werden Empfängeradresse, Name und Inhalt der E-Mail. [Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen]

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Konkrete Fristen stehen in den Abschnitten oben.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Schreiben Sie dazu an [E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen].

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.

Stand: [Datum der Freigabe]